Dentro de la suite de oficina de Microsoft, hay algunas de la aplicaciones que se le dan mas uso que otras; Microsoft Access es una de las que menos uso se le da por la mayoría de los usuarios; ya que la función de esta aplicación realmente es para usuarios con conocimiento y manejo de procesamiento de bases de datos.
De hecho, los que continuamente usan esta aplicación, son usuarios que están conectados con la informática y entienden para qué sirve el programa; aunque en esencia no es complejo, su función es distinta al resto de la suite de oficina.
Al comenzar a detallarte sus funciones, sabrás por qué son pocos los que usan este programa, lo que no quiere decir que esté reservado para algunos; es más que todo cuestión de utilidad.
Aunque parezca que como usuarios comunes no tendríamos cómo aprovechar la aplicación, te mostraré que si es de uso cotidiano y que no es imprescindible ser un experto en informática.
¿Qué es Microsoft Access?
Es una aplicación que tiene por objeto la creación y administración de bases de datos; ya sea a través de plantillas pre-diseñadas o la creación de la base de datos manualmente, claro para esto si hay que tener algunos conceptos bien definidos.
Es una herramienta útil para varios tipos de usuario; puede usarlo un usuario común, uno avanzado con conocimientos informáticos y usuarios expertos. Microsoft Access está perfectamente habilitado como cualquier otro gestor de base de datos; ingenieros y técnicos pueden hacer uso de él con toda confianza y esperar los mismos buenos resultados.
Ventajas de utilizar el programa Microsoft Access
Sirve para crear, administrar y gestionar sistemas basados en datos relacionados; con la finalidad de organizar los datos, filtrarlos, listarlos, etc; es decir una serie de operaciones de búsqueda y selección para un determinado fin.
Se pueden crear formularios y consultas estructuradas; adicionalmente también se pueden crear y modificar tablas y también modificar bases de datos completas.
Puede generar informes que filtren los datos de la manera que el usuario lo desea. Por ejemplo, genere un informe de las ventas de los últimos siete días de un determinado producto en particular, o genere un informe del producto mas vendido en el mes.
A través de sus plantillas pre-diseñadas puedes crear una base de datos fácilmente y con los formularios darle una forma concreta de ingresar los datos.
Se puede crear un sistema sencillo y funcional en pocos minutos, sin tener un conocimiento avanzado de programación y mucho menos.
¿Cómo es el escritorio de trabajo?
El escritorio de trabajo es un tanto diferente del resto de los programas de la suite de Microsoft Office; sin embargo parte del menú y las herramientas si son similares de alguna manera.
¿Qué formato de archivo usa Microsoft Access?
La extensión que usa Microsoft Access para sus archivos es “.mdb” para las versiones inferiores a 2007. A partir de la versión 2007 usa la extensión “accdb”. Es importante conocer por qué de estos cambios en cuanto a la extensión; ya que con los tipos de extensión “accdb” se adhirieron nuevas características que amplían las propiedades del programa; por ejemplo guardar adjuntos en las tablas, como documentos o imágenes.
Por otra parte la extensión “mdb” presentaba muchas limitaciones en cuanto a los datos que se podían almacenar en los campos de las tablas.
Personalización de Microsoft Access
Es una tarea fácil personalizar Access; tienes la posibilidad de mover la barra de herramientas y agregar botones que corresponden a acciones del menú para estar mas cómodos si lo prefiere.
Puede configurar la barra de herramientas para habilitar controles para formularios, vistas, tablas e informes y también deshabilitar funciones que se consideran innecesarios.
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Conclusión
¿Tienes un pequeño negocio? Entonces puedes usar esta aplicación para crear un pequeño sistema de facturación que te permita llevar el control de tus ventas, por ejemplo; o puedes llevar un inventario de tu despensa en casa.
Este programa, como pudiste darte cuenta, es realmente útil cuando sabe que se puede hacer con él; ya no tendrás que prescindir de su utilidad, crea un sistema sencillo para llevar tus cuentas personales o las de tu negocio y verás el provecho que obtienes.
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